Фото на документы для сотрудников: как организовать

Если компании нужно оформить сразу нескольких сотрудников — при приёме на работу, для пропусков, медицинских книжек или личных дел, — фотографии на документы удобнее делать не по одному, а централизованно. В Санкт-Петербурге и Мурино такую задачу можно закрыть в любом из 21 филиала нашей сети: снимок делается за 5–10 минут, а требования к фото стоит согласовать до того, как люди придут в фотоцентр.

Когда у компании возникает такая задача

• Приём на работу. Личное дело, карточка сотрудника, пропуск — обычно нужно сразу несколько экземпляров одного снимка.
• Пропуска. Постоянные и временные, для штатных сотрудников, подрядчиков и посетителей.
• Медицинские книжки. Фото нужны при оформлении и при продлении документов о допуске к работе.
• Документы для допуска. Работы с повышенными требованиями, доступ на объект, обучение по охране труда, аттестации.
• Переводы и кадровый резерв. Когда сотрудник переходит в другое подразделение или на другую должность.
• Проверки и аудиты. Когда выясняется, что в части личных дел фотографии устарели или отсутствуют.

Чаще всего это разовая задача под конкретное событие: приняли пять человек — нужно пять комплектов. Но бывает и так, что отдел кадров решает вопрос на будущее и делает фотографии с запасом.

Два способа организовать фото для сотрудников

Первый — отправить людей в ближайший филиал. Это удобно, когда сотрудники живут и работают в разных районах города: каждый выбирает отделение рядом с домом или с офисом и заходит в удобное время, в том числе в выходной. Филиалы работают без выходных, фото делают за 5–10 минут, поэтому визит не занимает полдня.

Второй — собрать группу и прийти в одно отделение. Такой вариант подходит, если нужно единое фото у всех сотрудников и важен одинаковый результат. Если людей много, лучше зайти или позвонить в филиал заранее и согласовать удобное время: тогда группа пройдёт без ожидания, а у сотрудника отдела кадров не будет соблазна привезти десять человек в обеденный перерыв.

Скидок за партию в прайс-листе нет: стоимость считается по числу комплектов, поэтому десять человек — это десять комплектов по обычной цене. Зато можно воспользоваться промокодом.

Что подготовить заранее

1. Список сотрудников. Сколько человек, в какие дни они придут и в какой филиал — чтобы можно было предупредить отделение, если группа большая.
2. Требования от отдела кадров или службы безопасности. Размер снимка, фон, число экземпляров, нужна ли цифровая копия для электронного пропуска или базы данных.
3. Образец. Если у компании уже есть принятое фото сотрудника, покажите его — по образцу проще попасть в требования.
4. Пометки по людям. Кому нужна ретушь, кто носит очки, кто недавно менял внешность, — это мелочи, но они влияют на результат.

Если требований на руках нет, их стоит запросить письменно у принимающей стороны. Формулировка «сделайте как обычно» почти всегда приводит к переделке, потому что у каждой организации свои представления о правильном фото.

Почему важно единое требование ко всем фото

Когда каждый сотрудник фотографируется сам, в одном личном деле оказывается снимок на светлом фоне, в другом — на тёмном, у одного кадр по грудь, у другого — по плечи. Для проверяющих это выглядит как беспорядок, а для службы безопасности — как повод вернуть документы на переоформление. Одно требование ко всем снимкам решает эту проблему: документы выглядят одинаково, а если правила изменились, понятно, что именно нужно переделать.

Ещё один аргумент — экономия времени. Согласованные требования означают, что человек приходит в фотоцентр один раз, а не возвращается через день с новым заданием от кадров.

Сколько комплектов обычно нужно

• 4 фото — базовый вариант для личного дела и пропуска, когда документов немного.
• 6 фото — если фотография нужна и в личное дело, и на пропуск, и в медицинские документы.
• 8 фото — когда сотрудник оформляется сразу по нескольким направлениям или компания делает запас на будущее.

Лишние снимки обычно не пропадают: их оставляют в отделе кадров на случай, если документ придётся переоформлять.

Сколько это стоит

Цены на фото на документы одинаковые во всех филиалах: 4 фото — 690 ₽, 6 фото — 790 ₽, 8 фото — 890 ₽, электронная копия — 390 ₽. По промокоду «ЭКСПРЕСС СКИДКА» 4 фото стоят 550 ₽. Полный список услуг есть в прайс-листе.

Отдельная статья расходов при оформлении сотрудников — печать. Если вместе с фото нужно распечатать заявления, копии приказов, согласия или инструкции, чёрно-белая печать стоит 40 ₽ за страницу, а от 20 страниц по промокоду — 30 ₽. Копицентр есть во всех филиалах, так что печать и фотографии можно сделать за один визит, не разъезжая по городу.

Где это сделать

Мы — сеть из 21 фотоцентра в Санкт-Петербурге и Мурино, все отделения работают без выходных. Услугу фото на документы делают в каждом филиале, адреса и часы работы собраны на странице контакты. Выберите отделение рядом с офисом или с домом сотрудников — и отправьте людей туда.

Частые вопросы

Где это сделать в Санкт-Петербурге

Фото на документы делают во всех 21 филиале «Фото Экспресс СПб» — в Санкт-Петербурге и Мурино. Записываться заранее не нужно: снимок готовят за 5–10 минут, ретушь бесплатная. Адреса и часы работы собраны на странице контакты.

Если удобнее выбрать по станции метро, посмотрите филиалы у метро «Академическая» — их два, на проспекте Науки и на Гражданском проспекте.

Единая справочная: +7 (953) 140-88-48 — подскажем ближайший филиал и ответим на вопросы.

Фото на документы — цены